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La gestion des contrats est un processus important qui comprend la création, l’exécution et la maintenance des contrats. Dans cet article, nous définissons la gestion des contrats et discutons de ses avantages et de ses étapes, ainsi que des stratégies pour une gestion réussie des contrats.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?
Malgré la tradition de gérer manuellement les contrats en stockant des dossiers et des classeurs, cette approche est jonchée d'inefficacités qui entravent considérablement l'efficacité globale d'une organisation.
Opter pour un logiciel de gestion des contrats représente une solution électronique à ces problèmes. Les suites logicielles dédiées à la gestion des contrats permettent d'organiser l'ensemble des documents contractuels de manière méthodique. Ce logiciel facilite l'ajout de signatures et de renouvellements grâce à un calendrier électronique intuitif, tout en vous aidant à suivre et à allouer les ressources nécessaires au processus de gestion des contrats.
En intégrant un service automatisé de la gestion des contrats grâce à la GED, vous libérez un nombre incalculable d'heures de travail et automatisez de nombreux processus associés à la gestion contractuelle, créant ainsi une valeur accrue pour votre entreprise. Cette approche unique permet une meilleure compréhension et optimise les opérations liées à la gestion des contrats, en utilisant efficacement les termes et concepts propres à cette problématique.
Qui gère les contrats ?
La gestion des contrats peut être une composante de n’importe quelle industrie. Vous trouverez ci-dessous une liste de carrières qui gèrent couramment les contrats :
- Avocat : Certains avocats peuvent se spécialiser en droit des contrats, ce qui peut leur donner une expertise dans la rédaction de contrats.
- Directeur financier : Un directeur financier peut gérer les contrats du gouvernement ou des fournisseurs.
- Gestionnaire de contrat : De nombreuses entreprises embauchent des gestionnaires de contrats pour les aider à maintenir les contrats avec les fournisseurs et les employés.
Stratégies de gestion des contrats
Voici quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à gérer les contrats plus efficacement :
- Parties contractantes à la recherche
La réalisation de recherches sur les parties à un contrat, y compris la vérification des antécédents, peut vous aider à vous assurer qu’une personne ou une entreprise peut légalement conclure un contrat. Vous constaterez peut-être que la partie a des obligations existantes qui peuvent affecter tout contrat que vous concluez avec elle.
- Établir les conséquences en cas de violation ou de retard
Une autre stratégie pour une meilleure gestion des contrats consiste à établir et à communiquer les conséquences des ruptures ou des retards contractuels. Cela peut vous aider à vous assurer que le contrat remplit sa valeur pour les parties concernées. Cela peut également encourager le respect du contrat.
- Identifier un cycle de vie pour les contrats
Vous pouvez spécifier le cycle de vie d’un contrat en fonction de vos besoins. Par exemple, si une entreprise travaille sur une base trimestrielle, elle peut spécifier que les nouveaux contrats expirent tous les trimestres. Vous pouvez également identifier les informations dont vous pourriez avoir besoin pour automatiser le renouvellement des contrats.
- Clarifier les contacts
La communication de l’autorité est une autre stratégie qui peut vous aider à gérer les contrats avec plus de clarté. Il est important que toutes les parties impliquées dans le contrat connaissent les décideurs du processus. Parfois, un conseil d’administration d’une entreprise élit un représentant qui aura le pouvoir de prendre des décisions dans les négociations contractuelles.
- Établir un processus d’examen des contrats
Fournir un processus d’examen des contrats peut aider les parties à recueillir de l’information et à se préparer aux examens des contrats. Planifier à l’avance les points de discussion pour un examen contractuel peut aider les entreprises à mieux gérer leur temps.
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